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Adecuación de los Procesos y Sistemas, para el Rediseño Organizacional de un Estudio de Abogados De la Maza y Cia. Ltda.

Maza Michelson-Boschaner, Maria Luisa de la
Holgado San Martín, Antonio
Held Barrandeguy, Gastón
Looff Sanhueza, Christian

2009

  • Dados de edição CyberDocs
  • Tipo de Documento Libro
  • Matéria Reingeniería; planificación empresarial; administración financiera; gestión de negocios
  • Descrição
    El objetivo de esta tesis fue levantar y diagnosticar los procesos de un estudio de abogados, para identificar las posibles oportunidades de mejoras necesarias, debido al gran aumento de volumen de operación, ya que en los últimos tres años pasó de 2 a 22 profesionales y a tener el último año un EBITDA (08’) de MM$77, equivalente al 26%.Para el análisis se hizo un modelo del proceso de atención y se identificó dentro de él las actividad ...
    El objetivo de esta tesis fue levantar y diagnosticar los procesos de un estudio de abogados, para identificar las posibles oportunidades de mejoras necesarias, debido al gran aumento de volumen de operación, ya que en los últimos tres años pasó de 2 a 22 profesionales y a tener el último año un EBITDA (08’) de MM$77, equivalente al 26%.Para el análisis se hizo un modelo del proceso de atención y se identificó dentro de él las actividades que generan mayor valor agregado a la organización: venta, asesoría, revisión, y cobro de gastos y honorarios.Como primer paso, se modeló la situación actual utilizando el software Bizagi, con el objetivo de entender y definir los procesos. El análisis permitió identificar las siguientes debilidades: falta de definición de los procesos y roles de cada persona involucrada en ellos; inadecuada estructura organizacional; inexistencia de un criterio homogéneo que permita valorizar los servicios; inexistencia de una separación de la contabilidad en unidades de negocio; falta de sistemas de información que apoyen la gestión; carencia de mecanismos adecuados de control de gestión; falta de un registro actualizado de clientes; y, personal remunerado en forma fija y no en base a los resultados.El rediseño propuesto se enfocó en los procesos de cotización, cobro de gastos y honorarios, debido a que según una evaluación previa son los que tendrían un mayor impacto sobre el resultado. Adicionalmente, se realizaron los siguientes cambios en la organización: reestructurar internamente la empresa para mejorar la focalización de los recursos; establecer criterios que permitan la elaboración de una lista de precios de los principales productos/servicios ofrecidos por el Estudio; instaurar cuatro áreas de negocios y determinar indicadores económicos y financieros de cada una de ellas; implementar sistemas de información asociados al registro de acciones procesales y extra - procesales; definir indicadores de gestión que permitan un adecuado control de las operaciones; implementar un registro único de clientes con la información definida en diversos campos, ordenada en base a la facturación realizada en los últimos tres años, con el objetivo de proveer información útil para realizar acciones de marketing directo; diseñar bonos de desempeño en base a las utilidades mensuales obtenidas por el área de negocios específica y la organización en su conjunto, de manera de alinear los objetivos personales con los de la organización.Adicionalmente, el conjunto de medidas fue implementado en paralelo a la realización de este trabajo de tesis y ha contribuido a lograr una gestión más eficiente, con una mejor distribución del recurso humano y una disminución en promedio de 5 días en el tiempo de ciclo del servicio. Con una inversión de MM$8,5 asociado a la compra e implementación de los sistemas de información, se proyecta un ahorro de MM$17,5 en un plazo de 5 años. Como resultado, a 6 meses de iniciado el proceso, los cambios han permitido aumentar en un 10% las utilidades de la empresa y duplicar el número de clientes del cual depende el 80% de la facturación, pudiendo así seguir enfrentando exitosamente el crecimiento que ha experimentado.
  • Identificador 11321